Processos inteligentes na tomada de decisão das Empresas Turísticas: A solução tecnológica para Corporate Governance – Opinião João Pronto*

Neste artigo de Opinião, João Pronto, Professor da Escola Superior de Hotelaria e Turismo do Estoril, descreve-nos uma nova perspectiva tecnológica que agiliza e controla os processos de informação nas Empresas Turísticas, o Corporate Governance.

 

Processos inteligentes na tomada de decisão das Empresas Turísticas: A solução tecnológica para Corporate Governance 

Vamos admitir que o leitor acabou de sair de uma reunião com a Sua Administração, que o interpelou, no sentido de entender se determinado procedimento, que tinha sido aprovado há 4 reuniões atrás, se estava ou não efetivamente implementado. Respondeu que sim, que tinha, obviamente, dado indicações nesse sentido, mas eis que um dos Administradores o interrompeu e referiu: “Caro Diretor Geral, pode ter dado ordens nesse sentido, mas a realidade é bem diferente, ainda hoje assisti pessoalmente a uma situação em que o procedimento executado foi o antigo, que nós considerámos incorreto! Agradeço que verifique a razão pela qual persistem em insistir no procedimento errado, quando foi deliberada a necessária e urgente a substituição faz 4 meses e meio! Já agora, gostava que identificasse quem, na cadeia de valor, incumpriu com o deliberado pela Administração e por si.”

O estimado leitor tem perfeita noção de que esta situação acima descrita sucede demasiadas vezes… não se cumprem deliberações da Direção e da Administração, e pior, quando interpeladas as diferentes chefias, e eventualmente os executores do procedimento em questão, não obtém as respostas e garantias necessárias pois é muito difícil identificar quem, quando, e, finalmente, a razão pela qual incumpriu com determinado procedimento!

Na frenética gestão contemporânea das empresas turísticas, acrescida da intrínseca complexidade organizacional, é mais do que natural que procedimentos deliberados em reunião de Administração e/ou de Direção, não sejam executados atempadamente, o que não quer dizer que seja minimamente admissível. Existe tecnologia, nacional, e que tem clientes nos 4 cantos do mundo, que nos permite acompanhar e intervir colaborativamente nas diferentes fases processuais da tomada de decisão organizacional, relativamente a processos endógenos e exógenos à empresa turística: Corporate Governance.

Corporate Governance permite instaurar e gerir colaborativamente, bem como acompanhar, em tempo real, a execução dos diferentes processos e deliberações efetuadas no quotidiano das empresas turísticas, através do controlo exaustivo dos workflows de tomada de decisão das empresas. Desde a gestão das reuniões de Administração e das diferentes direções, até à gestão diária das empresas, desmaterializando a tomada de decisão, com todas as tarefas inerentes, a montante e a jusante, incluindo, sempre que necessário, funcionalidades de alarmística e de trabalho colaborativo.

Ilustremos uma situação concreta: O seu Hotel tem recebido demasiadas críticas no Tripadvisor em que se coloca em causa a agilidade dos processos de checkin do Hotel, descrevendo o processo como moroso, enfadonho, e que em média demora 10 longos minutos. Com base nestes pressupostos, o Diretor Geral do Hotel (DG) solicitou ao Diretor de Alojamento (DAloj) que lhe apresentasse uma proposta de otimização do processo de checkin, que permitisse inverter a situação.

Analise o worflow infra descrito, seguindo os processos descritos de 1 a 8.

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O DG informou o DAloj que pretende que envolva no processo, o Chefe de Receção, os dois Night Audit, bem como o Diretor de Informática, no sentido de encontrar tecnologias que “acelerem” o processo em questão.

O DAloj elaborou a proposta, solicitou ao Diretor de Informática 3 soluções tecnológicas de digitalização de dados (Cartão Cidadão e Passaportes) e consequente integração com o Property Management System (PMS) do Hotel; solicitou em paralelo, ao Chefe de Receção e aos Night Audit, parecer acerca da usabilidade da tecnologia na receção. Quando recebeu toda a informação, inseriu no sistema o parecer final e apresentou-o ao DG.

Com base nas informações apresentadas pelos intervenientes em questão, e porque o orçamento global do projeto era superior a 1.000€, o DG teve que submeter o projeto a aprovação da Administração, com o intuito de se deliberar no sentido de se adjudicar a proposta da empresa que forneceu o digitalizador mais competitivo, bem como a adjudicação da interface que interliga o digitalizador ao PMS.

A Administração escolhe a reunião em que a proposta será deliberada e na reunião escolhida, delibera nesse sentido, minutos depois do encerramento da reunião de Administração, a plataforma de Corporate Governance gera automaticamente o(s) documento(s) de deliberação, todos os intervenientes no projeto serão informados, e ficarão registadas todas as tarefas necessárias incluindo os intervenientes assignados à implementação do projeto.

Desta forma, os quadros superiores e os membros da Administração têm noção exata e em tempo real, dos projetos desencadeados quotidianamente, incluindo prazos de implementação e de execução, assim como a noção exata do grau de envolvimento de cada um dos colaboradores na definição e execução dos processos de informação da Empresa Turística.

 

*João Pronto

Professor Adjunto da Escola Superior de Hotelaria e Turismo do Estoril

Professor Convidado da Católica Porto Business School

Consultor de IT em Empresas Turísticas.